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Política para el tratamiento de datos Personales

I. GLOSARIO

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (p.e., origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, organizaciones sociales, de derechos humanos, que promueva intereses de cualquier partido político, que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

II. Descripción de la política

 Con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y particularmente la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, les damos a conocer la presente Política de Privacidad de Información bajo la cual HAPIL INGENIERIA S.A.S, lleva a cabo la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, el tratamiento de los datos de los titulares de la información, sean estos clientes actuales o potenciales, especialistas, proveedores, subcontratistas, trabajadores y aspirantes durante el proceso de selección laboral. Así mismo, esta política de tratamiento contiene las condiciones de seguridad y confidencialidad con la que será procesada dicha información y los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

III. Ámbito de aplicación – tratamiento y finalidad de la Información.

Los datos personales de los titulares de la información serán recolectados, almacenados, usados, circulados, compartidos, procesados, según su vínculo contractual con HAPIL INGENIERIA S.A.S, para:

• Datos personales entregados por clientes, contratistas y proveedores, necesarios para la relación comercial.

 Para la vinculación de cada uno de sus trabajadores, solicita esta información personal, para lo cual se suscribe el acta de consentimiento de entrega de dicha información.

• La información de los empleados se recoge en diferentes momentos de la relación laboral y se aloja en otros sistemas de contabilidad y administración con acceso restringido que garantiza total confidencialidad y control.

La información que HAPIL INGENIERIA S.A.S, recolectará es la siguiente:

•Información de contacto, como su nombre y apellidos completos, cédula de ciudadanía, género, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo y número de teléfono celular, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, cargo, EPS y AFP a la cual se encuentra afiliado y estado civil.

•Información para el contacto de terceros en caso de cualquier emergencia que se presente en desarrollo de sus labores como empleado de HAPIL INGENIERIA S.A.S. 

•Podemos recibir y complementar la información que recopilamos sobre usted con información de un tercero, siempre que ese tercero informe que ha recibido su consentimiento para hacerlo.

La información recolectada será utilizada para:

• Ejercer control sobre el personal vinculado laboralmente a HAPIL INGENIERIA S.A.S. 

• Enviarle comunicación general correspondiente a HAPIL INGENIERIA S.A.S. 

• Enviarle información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario en los cuales puedan participar los empleados de HAPIL INGENIERIA S.A.S. 

•Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con Usted.

•Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

• Desarrollar programas de salud ocupacional, nómina, entrenamiento, formación, bienestar, comunicaciones, reintegro de gastos, cumplimiento de requerimientos normativos o de entes de control, horarios, directorios, permisos de acceso, seguridad, bonificaciones, vacaciones, etc., respecto del personal vinculado laboralmente.

IV. Derechos y deberes de los titulares de la información.

Para HAPIL INGENIERIA S.A.S, es muy importante respetar y garantizar los derechos de los titulares de los datos a: 

• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en cualquier momento, previa verificación de la identidad de quien hace la solicitud.

• Así mismo, en cualquier momento el titular podrá obtener copia de la autorización otorgada por éste para el uso de sus datos, así como la finalidad que HAPIL INGENIERIA S.A.S, ha dado a los mismos.

• Sin embargo, la solicitud de supresión del dato, puede revocarse por parte de HAPIL INGENIERIA S.A.S, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga a permanecer en la base de datos o archivo de de HAPIL INGENIERIA S.A.S.

V. Mecanismos dispuestos para ejercer sus derechos Conforme la ley lo estipula.

• Si cambia su información, o llega a terminar su vínculo laboral con HAPIL INGENIERIA S.A.S, usted puede solicitar la corrección, actualización, desactivación o eliminación de su información, a través del correo electrónico Info@hapil.com.co, llamando al teléfono 2590529/22,siempre que no exista obligación legal de mantenerla para efectos pensonales, administrativos y legales.

• Además, con cada correo electrónico comercial que reciba de nosotros, se le dará la oportunidad de indicar si no desea recibir futuros correos electrónicos comerciales de nuestra parte. También puede optar por dejar de recibir nuestras comunicaciones a través de nuestra página web www.hapil.com.co.

VI. Información compartida y divulgación de la misma.

HAPIL INGENIERIA S.A.S, podrá compartir la información agregada o anónima sobre usted con:

• Bancos, Proveedores, Clientes Nacionales e Internacionales, Dian; EPS, Fondos de Pensiones y Cesantías, ARL, Cajas de Compensación, SENA, ICBF con fines de confirmación referencias comerciales, laborales, confirmación experiencia, afiliaciones y aportes, publicidad, comercial o similar.

• Con su consentimiento, HAPIL INGENIERIA S.A.S, podrá compartir su información con un tercero no relacionado, que puede ponerse en contacto con usted acerca de productos, servicios u otras ofertas que puedan ser de su interés.

• Terceros, cuando creemos de buena fe que dicha divulgación es necesaria para proteger nuestros derechos, la protección de su seguridad o la seguridad de otros, investigar el fraude, o para responder a una solicitud del gobierno.

VII. Deberes de hapil ingenieria s.a.s; como responsable del Tratamiento de los datos personales.

HAPIL INGENIERIA S.A.S, reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto:

• Deberá contar con la autorización individual de los titulares para realizar el tratamiento de los datos.

• Deberá guardar prueba de las autorizaciones de los titulares mientras la base de datos esté activa.

• Deberá cumplir tanto con los Deberes de Responsable del Tratamiento como los del Encargado del Tratamiento con forme lo dispuesto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.

• No podrá entregar a terceros datos personales de sus empleados sin autorización expresa e individual de estos.

• Deberá garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• En caso de convenios empresariales HAPIL INGENIERIA S.A.S. solicitará, por un medio que permita su reproducción, la autorización de(los) empleado(s) interesados en beneficiarse con el mismo.

• En todo caso, HAPIL INGENIERIA S.A.S, no entregará a terceros información sensible de sus empleados, salvo en caso de solicitud expresa y formal de un ente gubernamental.

VIII. Autorización 

HAPIL INGENIERIA S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley.

Si HAPIL INGENIERIA S.A.S, modifica o cambia la finalidad contenida en la Autorización, informa a los titulares con el fin de obtener la Autorización para realizar un tratamiento legítimo de los datos.

En todo caso, HAPIL INGENIERIA S.A.S., no solicitará Autorización de los titulares para realizar auditorías, verificación de antecedentes judiciales, investigaciones relacionadas con la infracción de las políticas de la compañía, fraude, conductas contrarias a la Ley, para evitar dar aviso a los sospechosos permitiendo que estos puedan ocultar, destruir pruebas, influenciar testigos, etc., todo lo anterior dentro del cumplimiento de la Ley aplicable.

IX. Responsabilidad.

HAPIL INGENIERIA S.A.S, no tratará datos personales para los que no tenga Autorización, en caso que sea necesario realizar dicho tratamiento primero solicitará la Autorización del Titular dándole a éste la oportunidad de negarse al tratamiento. HAPIL INGENIERIA S.A.S. no hará tratamiento de datos sensibles para propósitos diferentes a los Autorizados salvo en caso de ser necesario para cumplir con la normatividad laboral, de impuestos y demás normas aplicables.

X. Integridad de los datos. 

HAPIL INGENIERIA S.A.S., sólo recolecta y trata los datos personales necesarios para cumplir con la finalidad Autorizada. Cuando un titular solicita la supresión de algún dato personal porque éste ha dejado de ser necesario para la finalidad, la empresa procederá con la destrucción del dato, siempre que no deba conservarlo por un periodo específico de tiempo en cumplimiento de la Ley. 

XI. Datos personales de los menores. 

Cuando HAPIL INGENIERIA S.A.S., recopila datos de menores de edad, lo hace previa autorización de sus padres, respetando sus derechos fundamentales y única y exclusivamente con fines de bienestar laboral de sus empleados (concursos, fiesta del día niño, obsequios). Estos datos no son compartidos ni transferidos a terceros. 

XII. Peticiones, consultas y reclamos.

Los titulares pueden, en cualquier momento, conocer, actualizar, rectificar, pedir la supresión de sus datos y solicitar prueba de la autorización del tratamiento de sus datos personales poniéndose en contacto con: 

  • Teléfono: 2590529/22
  • Dirección de correspondencia: Calle 143 No. 46 – 38
  • Ciudad: Bogotá – Cundinamarca
  • Correo electrónico: Info@hapil.com.co

HAPIL INGENIERIA S.A.S., responderá el reclamo dentro de los 10 días siguientes a la fecha de su solicitud.

XIII. Transferencia de datos a proveedores y/o aliados comerciales/clientes. 

HAPIL INGENIERIA S.A.S; puede transferir o compartir los datos personales propios con sus proveedores y/o aliados comerciales/clientes cuando sea necesario para el tratamiento de los datos, siempre y cuando tenga autorización del titular para ello. La empresa procurará que sus proveedores y/o aliados comerciales/clientes tengan mínimo su mismo nivel de seguridad para la protección de los datos entregados, buscando el cumplimiento de esta Política y evitando la divulgación no autorizada de datos personales.

En cumplimiento de este requerimiento HAPIL INGENIERIA S.A.S, ha diseñado cláusulas contractuales de protección de datos personales para los contratos suscritos con sus proveedores y/o aliados comerciales/clientes. Estas cláusulas son modelos de referencia y pueden ser modificadas en cuanto a su redacción, pero deberán conservar su objetivo de proteger los datos personales con un tratamiento responsable de los mismos de acuerdo con esta Directriz.

XIV. Seguridad. 

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, HAPIL INGENIERIA S.A.S; adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para salvaguardar los datos personales contra pérdida, manipulación indebida, acceso no autorizado, modificación, divulgación y/o destrucción. 

XV. Medios de autorización. 

La Autorización podrá ser a través de mecanismos predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Puede ser: 

  • Por escrito
  • De forma oral
  • Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

XVI. Cooperación con la autoridad competente. 

HAPIL INGENIERIA S.A.S; responderá adecuada y diligentemente las solicitudes realizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el cumplimiento de La Política para la Protección de Datos Personales en concordancia con la normatividad aplicable. 

HAPIL INGENIERIA S.A.S; reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

XVII. Modificación y/o actualización de la política de privacidad de información.

HAPIL INGENIERIA S.A.S; se reserva el derecho de realizar cambios en esta Política de Privacidad de información en cualquier momento.

Los cambios efectuados serán notificados mediante un aviso a los titulares por cualquiera de los medios utilizados por HAPIL INGENIERIA S.A.S; para mantenerse en contacto con sus empleados, contratistas, clientes y proveedores.

Esta política de Privacidad de Información estará siempre publicada en la página web www.hapil.com.co.

XVIII. Vigencia. 

La presente Política está vigente desde Junio 1 de 2017.